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Études de cas

Soirée de lancement prestige pour 300 personnes à Lyon

 

Le contexte et la demande initiale

IDEGO, agence de loisirs œnologiques basée à Lyon depuis plus de 9 ans décide en 2019 d’élargir son activité en créant MOBBAR, le Bar mobile événementiel. Pour marquer le coup, l’idée est d’organiser une soirée de lancement de plus de 300 personnes et d’inviter clients, partenaires et fournisseurs pour leur faire découvrir le concept du Bar modulable de manière concrète. Proposer une expérience inédite autour de produits et d’animations de qualités est le souhait de MOBBAR pour sa soirée d’inauguration à Lyon. Le Bar éphémère gastronomique décide pour l’occasion de s’associer à Maison Joly (anciennement Joly Gourmet) traiteur lyonnais de qualité et spécialiste des animations culinaires. Les objectifs sont clairs : organiser une soirée festive et conviviale autour d’expériences culinaires.

Notre solution

IDEGO, spécialiste des événements de grande ampleur, propose d’organiser la soirée en deux temps : surprendre lors de la partie apéritive et émerveiller lors du cocktail dînatoire. En attendant l’arrivée du reste des convives, les invités partiraient à la découverte de cocktails originaux présentés en tubes à essais. Quel est le parfum du cocktail orange ? L’ingrédient mystère du vert ? La ville représentée à travers le cocktail rouge ? L’idée à travers ces mystérieux cocktails est de créer de l’interaction entre les convies et de les amener à questionner leurs sens, MOBBAR étant un Bar créateur d’émotions et de souvenirs gustatifs. Pour la deuxième partie de soirée, IDEGO, MOBBAR et Maison Joly imaginent la création de Halles culinaires où les nombreux modules de Bar serviraient de supports aux différentes animations / dégustations prévues. Créer du flux et faire déambuler les convives entre les différents Bars est un point essentiel afin de donner une dynamique conviviale à cette soirée et faire découvrir le concept de bar mobile. IDEGO, fort de son expérience et de sa renommée, demande à ses vignerons partenaires d’être présents à cette soirée pour faire déguster et découvrir leurs vins. L’agence propose également d’ajouter sa petite touche personnelle avec le best-seller de ses animations œnologiques : le plateau de jeu du WINER. Un casino du vin, parfait élément pour une soirée cocktail réussie. Des produits d’exception dans un cadre prestigieux dans Lyon, « Les Halles – par MOBBAR et Maison Joly » étaient nées.

Le résultat :

Avec des shows culinaires originaux comme le Bar à Huîtres, ouvertes en direct devant les clients, le Bar à accord Saumon et Saké ou le Bar à cocktails avec « Scarlett », le cocktail aux poivrons rouges, le pari de créer une soirée mémorable est réussi. Bar à vinyles, caricaturiste, jeu œnologique, Bar à Vins régionaux, Bar à Bières et bouchées apéritives ont ravis les plusieurs centaines de personnes présentes. Les créations du fleuriste lyonnais de renom Franck Hernandez sont venues parfaire le décor de l’espace événementiel de l’Embarcadère et ont contribué à la compréhension du concept de Bar mobile et à faire de cette soirée un succès en tout point.

soirée de lancement d'une société à lyon avec animaton
inauguration d'une entreprise avec cocktail dinatoire


Bar à vin épicurien et food corner sur un salon de 67 000 personnes

Le contexte et la demande initiale

Fin Mai 2019, l’agence événementielle mondiale GL events lance un appel d’offre : elle est à la recherche d’un prestataire restauration pour occuper un corner food sur le célèbre Salon de l’Automobile de Lyon 2019 qui se tient à Eurexpo fin septembre. La demande est précise, l’agence ne cherche pas un food truck car déjà présent mais un véritable bar à thème innovant. L’agence IDEGO, forte de son expérience événementielle et œnologique décide alors de se lancer dans la course.

Notre solution

Comment occuper un stand de 280m² et lui insuffler un esprit convivial tout en proposant une carte terroir « haut de gamme » ? Faire appel à MOBBAR, notre partenaire bar événementiel et mobile semble alors évident. Son aspect modulable nous permettra ainsi de créer l’univers et l’ambiance chaleureuse d’un bar à vin. Grâce à nos autres partenaires finement sélectionnés, nous ajoutons à nos plans tables kermesse et murs végétaux afin de créer un univers peu commun dans un salon. Notre stand, nommé « Bar du village » sera divisé en deux.
Un espace snack avec restauration rapide et bière à emporter comblera les petits creux mais pas avec n’importe quel produit ! GL events souhaite quelque chose de plus personnel et haut de gamme qu’une simple sandwicherie baguette. Pas de problème ! Faire du sur mesure n’a jamais fait peur à IDEGO (comme lorsque nous avons créé un cocktail unique pour les 10 ans d’une société à Lyon). Deux variétés de clubs sandwichs spécialement créées pour l’occasion et préparées sur place tous les matins sont ainsi venues embellir la carte.
En parallèle, MOBBAR proposera une sélection pointue de vins français commentés par des sommeliers passionnés. Pour agrémenter les vins, des planches de charcuteries et fromages affinés viendront combler les estomacs réveillés par une course de karting. GL events est séduit par cette thématique bar à vin et valide notre projet pour occuper le bar du village.

Le résultat

Durant ces 5 jours, 67 000 personnes ont foulé le plancher du Salon de l’Automobile de Lyon 2019. Clients, visiteurs et exposants se sont rencontrés autour du MOBBAR où dégustations de Saint-Joseph, Crozes-Hermitage et Condrieu sont venus accompagner discussions automobiles et célébrations de ventes et achats de véhicules. L’esprit bar à vin épicurien est apparu clairement et a suscité l’intérêt des visiteurs souhaitant profiter d’une pause gourmande et œnologique au milieu de tous ces véhicules.

location bar sur le salon de l'automobilebar à vin sur le salon de l’automobile de Lyon 2019

 


Transformation d’un parking en soirée guinguette pour 150 personnes

Le contexte et la demande initiale

Quel événement sur site organiser lorsque l’on a de nouveaux locaux ? Une question qui s’est posée pour EDF ENR, filiale du groupe EDF spécialisée dans l’énergie durable, implantée depuis 2019, à Limonest (agglomération lyonnaise). Parallèlement, alors que beaucoup optent pour une soirée d’entreprise en fin d’année pour salariés et familles, cette société privilégie toujours l’organisation d’une soirée estivale. L’idée d’un événement portes ouvertes est née en accolant ces deux besoins événementiels.  L’organisation de cette réception d’environ 150 personnes conduit EDF ENR à donner carte blanche à un prestataire local, notre agence événementielle lyonnaise, avec les directives suivantes :

  • Utiliser le parking tout neuf comme lieu de l’événement
  • Intégrer un fil conducteur de soirée bien identifiable
  • Faire la part belle à l’humain dans les animations

Notre solution

Un événement d’entreprise estival, qui plus est lorsque réalisé sur site, se doit d’être dépaysant pour les participants. Après un repérage des lieux, l’objectif est clair : faire oublier le parking grâce à l’agencement d’un décor convivial et festif. Pour ce faire, nous proposons une ambiance plébiscitée l’été : la guinguette ! Au programme : corner restauration plancha et crêpes, animations culinaires autour du fromage et de la charcuterie, décoration champêtre, et mobilier « kermesse ». Le pôle boisson extérieur s’exprime autour de notre bar mobile événementiel, son esprit buvette et la dégustation de vins exclusivement biologiques.

Le résultat

Sous les guirlandes lumineuses, les participants ont pu apprécier la découpe de jambon en direct,  et les dernières trouvailles du fromager. Aux fourneaux, brochettes, empanadas et crêpes ont ravis petits et grands. Ce jour-là, nos cuisiniers auraient préféré un bar à salades et un triporteur à glaces, pour pallier les 37° à l’ombre ! Le bar, en position centrale, n’a pas désempli. Les participants ont pu apprécier la qualité des vins et bières locales dégustés, et canicule oblige, beaucoup d’eau ! A la tombée de la nuit, les spots couverts d’un filtre orange ont apporté la touche finale à cette soirée.

Après un débrief post événement avec les organisateurs, le résultat s’avère à la hauteur des espérances, la scénographie guinguette, réussie. Positionner IDEGO, comme prestataire événementiel unique, a permis à EDF ENR de s’affranchir du travail de coordination et de faciliter la gestion de cet événement annuel. Défi relevé !

le parking neuf de la société

Soirée estivale d'une société

Pôle lounge en bottes de paille et palettes


Atelier cocktail participatif à l’Abbaye Paul Bocuse

Le contexte et la demande initiale :
L’organisation des 10 ans d’une société relève d’un événement d’entreprise marquant majeur pour toute taille de structure ! Pour INELYS, cabinet d’expertise comptable, d’audit et de conseil basé à Lyon, ce dixième anniversaire d’entreprise correspond à juin 2019. À anniversaire d’exception, lieu de renom à proximité de Lyon… L’Abbaye Paul Bocuse à Collonges est le lieu retenu pour rassembler plus de 200 convives à cette occasion.  Suite à une première collaboration réussie, INELYS sollicite IDEGO en tant que prestataire événementiel, pour agrémenter cette réception de prestige, d’une animation de soirée.

Notre solution :
Pour faire de cet anniversaire d’entreprise une soirée festive et conviviale, la thématique des cocktails est retenue par la cliente.  La suggestion de notre agence de coupler cet atelier cocktails d’un show mixologie divertissant séduit INELYS. Au programme? Jonglerie, cascade de bouteilles, et flairing réalisés par un professionnel de la discipline. L’apport d’un bar mobile événementiel, transformé pour l’occasion en bar à cocktail prend tout son sens. D’une part, cette prestation augmente le potentiel esthétique de l’animation cocktails. Elle permet d’autre part, aux invités d’occuper le rôle du bartender avec la création de leurs propres cocktails, en prenant place derrière le bar. Au-delà des cocktails classiques avec alcool – à l’image du mojito ou du cosmopolitan – et autres mocktails, la carte invite à la dégustation d’un cocktail imaginé par IDEGO dans l’idée de marquer les esprits. Pour créer la surprise, nous préconisons l’ajout d’un cocktail signature, corporate par la couleur dominante bleutée et parsemé de paillettes dorées, aux connotations festives. C’est ainsi qu’est né le « Ten’Elys », cocktail original et symbolique de la soirée jusque dans le nom.

Le résultat :
Spiritueux, shakers et cocktails ont virevolté tout au long de la soirée entre les mains de notre animateur flair bartender et des convives ravis par cette activité conviviale. Une cinquantaine de « Ten’Elys » ont été dégustés au pôle cocktails ce soir-là ; signe que celui-ci a su surprendre les convives ! Ce cocktail unique, savoureux et éphémère restera associé à INELYS dans les mémoires de leurs clients et partenaires. Cap sur les 20 ans de cette entreprise à présent !

soirée cocktail pour les 10 ans d'une entreprise à Lyon


Soirée d’inauguration de locaux pour 150 personnes

Le contexte et la demande initiale : 

Mai 2019 marque pour la société lyonnaise EVERIAL, un événement important de la vie d’entreprise avec l’inauguration de ses nouveaux locaux, de Lyon-centre vers un futur en périphérie-est de Lyon. L’entreprise, spécialisée dans le secteur innovant de la transition numérique, a souhaité partager cet événement d’entreprise décisif avec un large public (150 personnes) : collaborateurs, clients, partenaires, mais aussi institutionnels. L’agence événementielle lyonnaise, imagine et sens, réputée pour ses réalisations de taille en communication événementielle, fait appel à nous pour apporter le « + », au cocktail dînatoire souhaité par son client EVERIAL : une animation œnologique. L’objectif est de relayer et diffuser ce message empreint de dynamisme le jour J, initié par l’organisation d’une inauguration. Un écho à ce nouvel ancrage territorial est souhaité grâce à la dégustation de vins de la région lyonnaise qui sera proposée aux convives au cours de la soirée d’inauguration.

Notre solution :
Pour faire plaisir aux participants sans oublier l’objectif premier de toute inauguration, à savoir l’échange et le renforcement de liens, nous imaginons le projet suivant. Un pôle vin, proposant la dégustation commentée de vins régionaux, offrira la possibilité aux convives de profiter d’un verre de rouge ou blanc parmi plusieurs appellations régionales. La présence de sommeliers accessibles invitera naturellement à des commentaires de dégustation dont les participants sont toujours friands. Pour renforcer l’idée de partage et la scénographie de l’inauguration, notre concept de bar à vin mobile événementiel prend tout son sens aux yeux de nos deux agences respectives. Le stand de dégustation classique laissera donc place à un bar à vin éphémère chaleureux, visuellement attractif. Mais au final, « Y boit quoi le lyonnais ? », c’est le nom de la thématique de vins ayant été retenue pour cette inauguration. Témoin d’une découverte décomplexée du vin, cette sélection ne lésine en rien sur la qualité des cuvées servies (Crozes-Hermitage, St-Joseph, Viognier, Syrah, Morgon etc.) pour permettre aux convives d’apprécier et vivre le temps d’une soirée cette passion lyonnaise pour le vin. Un dernier repérage des locaux pour ne rien laisser au hasard et réussir cette nouvelle inauguration à Lyon… Le projet est concrétisé et validé !

Le résultat :

Notre MOBBAR a su s’intégrer dans ces imposants locaux aux murs bleu roi, créant l’ambiance chaleureuse que l’on attend d’une inauguration. C’est ainsi que spontanément, charcutier et fromager sont venus déposer ici et là sur le bar, des plateaux de leurs produits gourmands. Les participants les plus épicuriens ont pu apprécier quelques tranches de rosette de Lyon, sublimées par un verre de Morgon, ou cette tome de montagne affinée avec un Macon-Vergisson. Le MOBBAR’ a  suscité la curiosité escomptée et ses abords n’ont pas désempli au fil de la soirée !

Le MOBBAR pour une inauguration de locaux d'entreprise


Séminaire récréatif de deux jours à Lyon

Le contexte et la demande initiale :

Dans le cadre de l’organisation d’un séminaire de 4 jours à Lyon, nous recevons la demande d’une société par l’intermédiaire d’un établissement partenaire : Le Fourvière Hôtel. Celle-ci vient d’une organisatrice expérimentée avec des besoins plutôt précis : une animation autour de la gastronomie en après-midi le deuxième jour, une visite originale de la ville, une activité sportive dans Lyon la troisième journée, et des préconisations de lieux ou restaurants sympathiques où effectuer les soirées en extérieur de l’hôtel.

Notre solution :

L’événement aura lieu en période estivale. Force est de privilégier des activités en extérieur et de proposer des terrasses dans la mesure du possible, synonyme d’art de vivre à la française ! Le groupe étant international, l’occasion est trop belle de lui faire découvrir Lyon à travers différents angles qui en font sa renommée : le vin, la gastronomie et son architecture. Le premier soir, les participants seront invités à créer leur vin (activité « Assemblage et création de cuvée ») autour d’un challenge team building conceptualisé, et suivi d’un cocktail dînatoire dans notre espace de dégustation à Lyon 9. L’idée est de créer du lien social, stimuler la cohésion d’équipe et donner le ton de ce séminaire. Le deuxième jour, les participants découvriront, à travers un jeu de piste œnologique (Le Rallye de Bacchus), le Vieux Lyon, quartier emblématique et halte oblige de tout séjour professionnel à Lyon. Après une longue journée de travail, la capitale des Gaules se révèlera enfin à vélo, à l’occasion d’une balade accompagnée des centres d’intérêt incontournables de la Presqu’ile. Cette activité joue aussi le rôle de transfert jusqu’au restaurant du soir.

Le résultat :

Le programme d’activité a été apprécié des participants pour sa variété et le contenu des différentes animations. La qualité de la restauration des différents lieux proposés au dîner a été soulevée par l’organisatrice. Nos animateurs-sommeliers ont pris beaucoup de plaisir à partager quelques heures avec ce groupe cosmopolite enthousiaste, volontaire et curieux. On ne vous le dira jamais assez… Lyon est une ville riche en découvertes. C’est que les participants semblent nous avoir rejoint sur ce point suite à ce séminaire !

 

 

 


Séminaire récréatif et gourmand au cœur des vignes de la Vallée du Rhône

Le contexte et la demande initiale :
Le Dirigeant de la société 2AB réunit son équipe commerciale plusieurs fois par an pour un séminaire (sans temps de travail). Après la Laponie, ou les Pyrénées… son idée pour l’été 2018 avant les congés estivaux ? « Parcourir les vignobles du Rhône pendant deux jours avec des activités et des repas festifs autour du vin. A pied, à vélo, en gyropode, à cheval.. ». La demande nous arrive de cette manière, à moins de deux semaines du jour J.

Notre solution :
Il nous a fallu rapidement et efficacement préciser les besoins de notre client grâce à quelques échanges téléphoniques. Compte tenu des courtes échéances, notre travail s’est accéléré avec un maximum de réactivité. Grâce à notre réseau et notre carnet d’adresses, nous avons mis sur pied un programme conjuguant des moyens variés de découverte des vignobles (segway, rang rover) et des visites et dégustations des plus beaux crus de la région, afin de combler ces amateurs de vin. Parallèlement, nous avons pris soin d’inclure dans leur programme ces petits « + » IDEGO, à l’image d’un BBQ intimiste pour un instant nomade au milieu des vignes.

Le résultat :
« Bien boire, bien vivre, bien manger » synthétiserait bien le souvenir de leur séjour en Vallée du Rhône. Le groupe a apprécié l’ensemble du programme, l’accueil chaleureux de nos différents prestataires et le cachet d’un hébergement dans les hauteurs, alliant ancien et modernité. Mention spéciale au panorama unique sur les vignobles escarpés de la vallée du Rhône et le lit du fleuve s’y faufilant. Enfin, la côte de bœuf du dernier repas, arrosée d’une belle Côte-Rôtie, a mis un point d’orgue à cette parenthèse inoubliable.

 

 

 


Séminaire d’équipe à Lyon avec animation team building

Le contexte et la demande initiale :
Le Responsable d’exploitation Lyonnais de l’entreprise MANULOC cherche où réunir son équipe (12 personnes venant de villes alentours) début juillet 2018. Le programme de la journée qu’il organise est le suivant : café d’accueil + réunion le matin + déjeuner. Si son enveloppe budgétaire le permet, il aimerait offrir à ses collaborateurs une activité team-building courte (maximum 1h), en fin de réunion. Après avoir demandé des devis à différents lieux, il retient notre salle de réunion-dégustation car le coût global du projet rentre dans le budget alloué à cette journée… Et ce, avec une animation !

Notre solution :
Nous avons connaissance des problématiques d’organisateurs d’événements avec un petit nombre de participants. Les coûts d’organisation et d’animations peuvent vite être élevés lorsque ramenés à la personne ; contrairement au cas d’un grand groupe induisant des économies d’échelle. C’est pourquoi, nous offrons la possibilité de réaliser dans notre salle de réunion à Lyon des événements en petit comité, alliant session de travail et temps récréatif. Aussi, cette société a pu pencher en première partie de journée sur les résultats de la première partie de l’année et les chiffres à atteindre la suivante. En début de cocktail déjeunatoire, les collaborateurs se sont divertis autour de la table de jeu « Tour de France des Fromages ».

Le résultat :
Notre offre a été retenue pour son contenu, concordant avec un petit budget. A leur arrivée, les participants ont trouvé facilement où stationner. La réunion s’est déroulée dans notre espace anticonformiste entièrement privatisé. Le cocktail, concocté par un partenaire sélectionné par IDEGO pour la qualité de ses pièces maison, a su régaler tout le monde post-réunion. Enfin, cette équipe de collaborateurs a apprécié l’intermède détente et épicurien autour de la table de jeu.

 

 

 

 

 


Lancement de produit autour d’une animation vin & gastronomie

Le contexte et la demande initiale :
La société TARKETT, leader mondial des solutions de revêtements de sol et de surfaces sportives, organise courant d’année 2018, une série d’événements de lancement de leurs nouvelles gammes et coloris dans plusieurs villes de France (Paris, Lyon, Aix-en Provence, etc). Chaque Directeur de région est libre d’agrémenter le lancement, d’animations visant à dynamiser cet événement et capables de s’intégrer parmi de grands displays colorés et la PLV TARKETT. Suite à une rencontre lors d’un événement professionnel en début d’année, le Directeur de Région Rhône-Alpes a spontanément pensé pour Lyon, à notre concept de table de jeu autour du vin et la gastronomie, clin d’œil à ces deux héritages culturels de la ville.

Notre solution :
Compte tenu du nombre de participants attendus et les objectifs de la soirée, nous avions aiguillé la société TARKETT sur une animation « Plateau de jeu en format individuel ». Avec une petite trentaine de personnes pouvant jouer en simultané, cette animation permet une rotation naturelle des joueurs. D’une part, l’enjeu commercial visant à la présentation des produits aux prescripteurs présents peut donc suivre son cours pendant que d’autres convives jouent, et inversement au fil de la soirée. D’autre part, cette table de jeu, concept exclusif lancé par IDEGO en 2015, permet de glisser quelques questions « corporate » personnalisées dans le jeu sur les cases quizz. De quoi accroître la connaissance produit, soulever les avantages concurrentiels de votre société, ou encore communiquer sur différents faits marquants ! Un petit « + » facultatif, pertinent et efficace dans le cadre d’un lancement de produit.

Le résultat :
L’animation a généré une belle émulation auprès des convives présents, qui sont venus en nombre tester et enrichir leur connaissances œnologiques et gastronomiques de manière ludique. Cet enthousiasme s’est aussi lu dans les équipes TARKETT, ravie de voir l’ambiance de la soirée monter en flèche et de passer un moment convivial avec leurs prescripteurs.
Suite à cette réussite, nous avons été sollicités pour la même animation deux semaines plus tard… pour le lancement d’Aix en Provence.


Soirée de Gala dans un domaine viticole pour 120 personnes

Le contexte et la demande initiale :

Fort de collaborations depuis 2013 (4 évènements), la société ARAXXE, fait aujourd’hui partie de nos clients historiques. Chaque année, son équipe marketing est chargée de l’organisation d’un évènement phare à l’heure de l’automne, de 80 à 120 personnes. Celui-ci convie, sur 3 jours et à Lyon, leurs prescripteurs du monde entier. Des temps récréatifs et conviviaux interviennent dans le schéma de leur séminaire, identique chaque année. Parmi ces derniers, un temps fort autour d’une soirée conviviale et fédératrice pour laquelle ARAXXE sollicite des propositions de notre part chaque année. En 2017, les deux organisatrices principales nous contactent avec les grandes lignes du projet, nées de leur veille active en lieux évènementiels, et de leurs besoins et envies en animations.

Notre solution :

A partir de leur cahier des charges et de notre solide connaissance de cet évènement, nous soumettons à ARAXXE un projet d’animations « à tiroirs », ainsi qu’une sélection de 8 lieux pertinents dans le cadre de cette soirée. Après quelques aller-retours en mai, le choix des animations est affiné et un repérage des lieux « short-listés » est planifié début juin. C’est finalement un domaine viticole à l’esprit Château, au plein nord de la Vallée du Rhône qui l’emporte. Johanna et Cécile s’y voient déjà !

Le résultat :

La soirée s’est déroulée mi-novembre, en intérieur. Les parties fermées de ce lieu, sont à la hauteur des extérieurs en matière de cachet. Les participants ont apprécié le plafond aux pierres apparentes, ou encore le vieux pressoir plongeant naturellement dans l’univers du vin. Les animations ont répondu à l’objectif premier de faire déambuler les personnes entre les différents espaces (2 grandes salles). Les arbres à fondue ont intrigué, généré rires et bonne humeur et même fait l’objet d’une première expérience pour certaines nationalités. Quant au plateau de jeu du « WINER » encadré par un sommelier, il a transmis, par le jeu, quelques notions sur l’univers du vin, permis de déguster de jolis crus français à l’aveugle et crée du lien entre les participants s’intégrant spontanément au jeu, au fil de la soirée. L’équipe IDEGO garde toujours très à cœur de satisfaire l’équipe organisatrice ARAXXE ainsi que l’ensemble des participants le jour J. Nous espérons avoir la chance de travailler de nouveau ensemble sur une prochaine édition !